E-Rechnung: Was Sie jetzt tun müssen – und warum der Pflichtteil nur 30 Minuten dauert.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

• Ein Lieferant schickt eine XML-Datei statt einer Rechnung. Sie öffnen sie und sehen nur Code.
• Die Steuerberatung sagt: „Sie müssen auf E-Rechnung umstellen.“ Aber nicht, bis wann und wie.
• Im Internet stehen zehn Fristen auf zehn Seiten. Und am Ende jedes Artikels ein Software-Abo.
• Sie wissen, dass Sie sich kümmern müssten. Aber tagsüber sind Sie beim Kunden, und abends ist anderes dran.

Das Thema liegen zu lassen, ist dabei die teuerste Lösung:

• Die Empfangspflicht gilt seit 1. Januar 2025 für jeden Betrieb, auch für Kleinunternehmer.
• Wer XML-Rechnungen ausdruckt und abheftet, hat das Original nicht aufbewahrt. Das muss 8 Jahre unverändert da sein.
• Wer erst kurz vor seiner Frist anfängt, muss alles gleichzeitig machen: Programm wählen, Kunden informieren, Testrechnung schicken. Mitten im Tagesgeschäft.

Was ich beim Durcharbeiten von 29 Quellen gelernt habe

Ich bin Carl Sörensen aus Kiel. Mit Soerensen Digital automatisiere ich Büroarbeit für Handwerksbetriebe: Anfragen, Rückrufe, Rechnungen.

Bei der E-Rechnung ist mir aufgefallen: Die Fakten sind öffentlich, aber verstreut. Sie stehen in der FAQ des Bundesfinanzministeriums, in einem BMF-Schreiben und auf den Hilfeseiten der Hersteller. Und viele Artikel enden mit einem Software-Abo, ob man es braucht oder nicht.

Also habe ich die Quellen selbst durchgearbeitet. Am Ende waren es 29. Dabei kam etwas heraus, das die Sache für die meisten Betriebe deutlich kleiner macht: Der Teil, der heute schon gilt, ist gar kein Software-Thema. Für den Empfang genügt laut Bundesfinanzministerium ein E-Mail-Postfach. Das ist eine Aufgabe von etwa 30 Minuten. Das Ausstellen kommt erst 2027 oder 2028. Dafür brauchen Sie einen Plan, keine Panik.

Drei Annahmen, die Betriebe Zeit und Geld kosten

• „Dafür brauche ich eine neue Software.“ Für den Empfang nicht: Ein Postfach genügt. Fürs Ausstellen fragen Sie zuerst Ihren bisherigen Hersteller, ob ein Update reicht. Die Fragen dafür stehen fertig in Vorlage e).
• „Das ist ein großes Projekt.“ Der Empfang dauert etwa 30 Minuten. Der Rest verteilt sich auf 7 Tage mit je 30 bis 60 Minuten.
• „Das macht mein Steuerberater.“ Die Buchhaltung vielleicht. Wohin Ihre Lieferanten Rechnungen schicken und wie die Originale abgelegt werden, entscheiden Sie im Betrieb.

Die Fristen – eine davon läuft schon

1. Seit 1. Januar 2025
   Jeder Betrieb muss E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Die Originaldatei bleibt 8 Jahre unverändert gespeichert. Ein Ausdruck reicht nicht.
2. 31. Dezember 2026
   Letzter Tag für Papier- und PDF-Rechnungen an Unternehmen, wenn Ihr Umsatz 2026 über 800.000 € liegt. (PDF ohnehin nur mit Zustimmung des Empfängers.)
3. 1. Januar 2027
   Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen an Unternehmen, bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.
4. 1. Januar 2028
   Pflicht für alle übrigen Betriebe. Ausgenommen: Kleinunternehmer, Rechnungen bis 250 € brutto, Privatkunden, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze (z. B. Wohnraumvermietung).

Dazwischen stecken die Fragen, an denen es im Alltag hängt: Wohin schicken Lieferanten die XML-Datei? Was ist mit dem Baumarkt-Einkauf über 250 €? Was mit dem Abschlag, der im Dezember rausgeht, und der Schlussrechnung im Januar? Das Startpaket beantwortet sie und verteilt die Arbeit auf sieben überschaubare Tage.

Rechtsstand: FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung, Stand März 2026.

Was Sie bekommen – und was es Ihnen erspart

• 1. Der Leitfaden „E-Rechnung im Griff“ (PDF, 29 Seiten, 8 Kapitel) Erspart Ihnen, BMF-FAQ, BMF-Schreiben und Herstellerseiten selbst zu lesen und abzugleichen. Sie lesen einen Leitfaden statt 29 Quellen (Stand 02.10.2026).
  • Kapitel 1: In 2 Minuten wissen, ob für Sie 2027, 2028 oder gar keine Pflicht zum Ausstellen gilt – mit Entscheidungsbaum.
  • Kapitel 2: Empfang in 30 Minuten einrichten, ohne neue Software.
  • Kapitel 3: Richtig ablegen: 8 Jahre, Originaldatei, Backup.
  • Kapitel 4: Ab 2027/28 selbst E-Rechnungen schreiben: Pflichtangaben, erste Testrechnung.
  • Kapitel 5: Der ehrliche Software-Kompass: wann Sie nichts kaufen müssen, wann ein einfaches Rechnungsprogramm reicht und wann Handwerkersoftware besser ist. Mit Preisen und Grenzen laut Herstellerangaben (Stand 01.10.2026).
  • Kapitel 6: Sonderfälle Handwerk & Bau: Ein Lieferant schickt ein PDF statt einer E-Rechnung – was jetzt? Kassenbon über 250 € im Baumarkt, Abschlags- und Schlussrechnung, § 13b (grob).
  • Kapitel 7: Ihr 7-Tage-Fahrplan zum Abhaken, 30 bis 60 Minuten pro Tag. Tag 0 ist nach 10 Minuten erledigt.
  • Kapitel 8: Wann sich Einrichten-Lassen lohnt – und wann nicht.
  • Zum Schluss: Ihre Rechnungsadresse in 2 Minuten mit der Beispiel-Rechnung testen – und eine Fertig-Seite „Unser Betrieb ist E-Rechnungs-bereit“ zum Aufhängen.
• 2. Vorlagen & Checklisten (PDF, 20 Seiten, Teil a–h) Erspart Ihnen das Formulieren: Klammern ausfüllen, abschicken.
  • a) Schreiben an Lieferanten: als E-Mail, als Kurzfassung und für Händler mit Kassenkauf, plus Abhakliste.
  • b) Info an Ihre Geschäftskunden zur Umstellung.
  • c) Ordnerstruktur, Dateinamen-Schema und ein 15-Minuten-Ablauf für jede Woche.
  • d) Checkliste fürs Gespräch mit der Steuerberatung, damit die Beratungszeit für Ihre Fragen genutzt wird, nicht für Grundlagen.
  • e) Checkliste „Ist mein Rechnungsprogramm E-Rechnungs-fähig?“ – die Fragen an Ihren Hersteller.
  • f) Fristen-Kalender 2026–2028 mit allen Stichtagen und Planungsterminen.
  • g) Großhändler-Kit: was GC, Würth, Hornbach, FEGA & Schmitt, Richter+Frenzel, Rexel, Sonepar und Bauhaus selbst zur E-Rechnung schreiben, mit Link zur Quelle und fertigem Anmelde-Schreiben.
  • h) Übergabeblatt für Ihre Steuerberatung: auf einer Seite, wie Rechnungen ankommen, wo die Originale liegen und wie sie zur Kanzlei kommen.
• 3. Updates bis Ende 2028 Erspart Ihnen, selbst nachzuhalten, ob sich Fristen ändern. Ändert sich die Rechtslage bis zum 31.12.2028, bekommen Sie die neue Fassung kostenlos per E-Mail.

Speziell für Handwerk & Bau: vier Extras im Paket

1. Großhändler-Kit. Ihr Großhändler will eine eigene Anmeldung? Was GC, Würth, Hornbach, FEGA & Schmitt, Richter+Frenzel, Rexel, Sonepar und Bauhaus selbst zur E-Rechnung schreiben, mit Quelle und fertigem Anmelde-Schreiben.
2. Zwei Beispiel-E-Rechnungen. Ihre erste echte kommt vielleicht erst in Wochen? Ziehen Sie das Beispiel heute in den Viewer und sehen Sie in 3 Minuten, wie eine E-Rechnung aussieht.
3. Übergabeblatt Steuerberatung. Ihre Kanzlei kann mit der XML-Datei nichts anfangen? Auf einer Seite: wie Rechnungen ankommen, wo die Originale liegen, wie sie zur Kanzlei kommen.
4. Updates bis Ende 2028. Und wenn die Frist verschoben wird? Dann bekommen Sie die neue Fassung kostenlos per E-Mail.

Was das in Ihrem Alltag heißt

Blick ins Paket

Vier echte Seiten aus Leitfaden und Vorlagen, verkleinert.

Optional im Bestellformular: das Plus (+17 €)

• Alle Vorlagen als bearbeitbare Word-DateiName und Adresse einmal oben eintragen – Word setzt sie in alle Schreiben ein. Ohne Abtippen aus dem PDF.
• Rechnungs-Ordner Klick für KlickAnleitungen für Gmail, Outlook/Microsoft 365, GMX, WEB.DE, T-Online und IONOS: Ordner anlegen, Filterregel einrichten – nach den offiziellen Hilfeseiten der Anbieter, mit Quelle.
• Baustein VerfahrensdokumentationEine Vorlage „Eingang elektronischer Rechnungen“ als Word-Datei zum Ausfüllen und Abstimmen mit Ihrer Steuerberatung. Keine Rechtsberatung.
• Ihr persönlicher Fristen-Kalender (.ics)Ihre Frist aus dem Fristen-Check (sonst beide Fristen, klar beschriftet), dazu der 7-Tage-Fahrplan ab dem Tag nach dem Kauf, mit Erinnerungen – zum Import in Outlook, Google oder Apple.

Zum Vergleich: Fachbücher zur E-Rechnung kosten 18 € bis 49,99 €, ein zweistündiges Online-Seminar der IHK 110 €. Beide richten sich an Unternehmen allgemein, nicht speziell an Handwerk & Bau. Es gibt keinen Rabatt und keine Frist von mir. Die einzige Frist ist Ihre echte.

Preise laut Quelle, abgerufen am 03.10.2026, nachgeprüft am 04.10.2026: Boorberg, „Die E-Rechnung“ (18,00 €, laut ZDH-Literaturtipp) · Haufe, „E-Rechnungen“ (49,99 €, 3. Auflage, Erscheinen laut Shop Dezember 2026) · IHK-Zentrum für Weiterbildung, Update-Seminar E-Rechnung 2026 (110 €).

Die Garantie: Das Risiko liegt bei mir

Updates inklusive: Ändert sich die Rechtslage bis zum 31.12.2028, bekommen Sie die aktualisierte Fassung kostenlos per E-Mail.

Für wen das Startpaket ist – und für wen nicht

Häufige Fragen

Kurz gesagt

Für 27 € wissen Sie, welche Frist für Sie gilt. Sie haben den Empfang eingerichtet, die Ablage geregelt, Ihre Lieferanten informiert und einen Fahrplan bis zur ersten eigenen E-Rechnung. Hilft es Ihnen nicht: 30 Tage Geld zurück ohne Begründung. Updates bei Änderungen der Rechtslage bis Ende 2028 inklusive.

P.S. Wenn Sie nur eine Sache von dieser Seite mitnehmen: Die Pflicht, die heute schon gilt, kostet Sie etwa 30 Minuten und keine neue Software. Das Startpaket zeigt Ihnen genau diese 30 Minuten – und den Plan für danach. Carl Sörensen