Rechtsstand: BMF-FAQ März 2026

E-Rechnungspflicht: Wer muss wann was tun?

Kurz gesagt: Empfangen müssen alle Unternehmen schon seit 2025. Ausstellen müssen Sie E-Rechnungen an andere Unternehmen ab 2027 (Vorjahresumsatz über 800.000 €) bzw. ab 2028 (alle übrigen) – ausgenommen sind u. a. Kleinunternehmer, Rechnungen bis 250 € und bestimmte steuerfreie Umsätze (z. B. Wohnraumvermietung).

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Sie haben schon eine XML-Rechnung bekommen? Hier lesbar anzeigen.

Die Fristen auf einen Blick

  1. Seit 1. Januar 2025 – Empfang für alle
    Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus. Für den Empfang gibt es keine Ausnahmen, auch nicht für Kleinunternehmer.[1]
  2. Bis 31. Dezember 2026 – Übergang für alle
    Alle Unternehmen dürfen noch „sonstige Rechnungen“ ausstellen: Papier immer, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.[1]
  3. Ab 1. Januar 2027 – Ausstellen bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz
    Wer im Vorjahr (für 2027: im Jahr 2026) mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, muss an inländische Unternehmen E-Rechnungen ausstellen.[1]
  4. Ab 1. Januar 2028 – Ausstellen für alle übrigen
    Die Übergangsregel für kleinere Unternehmen läuft Ende 2027 aus. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle – mit den unten genannten Ausnahmen.[1]
Hinweis zur Diskussion um eine Verschiebung: Der Zentralverband des Deutschen Handwerks fordert seit Juni 2026 (erneut im August 2026), die Stufe 2027 auf 2028 zu verschieben.[3][6] Die Bundesregierung hält eine Verschiebung derzeit nicht für erforderlich (Antwort vom 21.07.2026, BT-Drs. 21/7311)[7]; der Entwurf des Jahressteuergesetzes 2026 enthält keine Änderung. Es gilt der 01.01.2027 (Stand 04.10.2026). Wir aktualisieren diese Seite, sobald sich etwas ändert.

Welche dieser Fristen gilt für Ihren Betrieb?

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Wer ist ausgenommen?

Keine E-Rechnung ausstellen müssen Sie insbesondere[1]:

Achtung: Auch wer selbst ausgenommen ist, muss E-Rechnungen empfangen und aufbewahren können.

Was zählt als E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht (oder ein zwischen den Partnern vereinbartes Format, aus dem sich dieselben Daten korrekt auslesen lassen). Genannt werden ausdrücklich XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – mit Ausnahme der ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL.[1] Ein normales PDF, ein Scan oder ein Foto ist keine E-Rechnung.

FormatWas es istFür Menschen lesbar?
XRechnungReine XML-Datei (Syntax UBL oder CII)Nur mit Viewer – z. B. unserem kostenlosen Viewer
ZUGFeRD / Factur-X (ab 2.0.1, nicht MINIMUM/BASIC-WL)PDF mit eingebetteter XML-Datei („hybrid“)Ja, das PDF; maßgeblich ist aber die eingebettete XML
Normales PDFBild der Rechnung ohne strukturierte DatenJa – aber ab den Fristen im B2B nicht mehr zulässig (Ausnahmen u. a. Rechnungen bis 250 €)

Aufbewahrung

E-Rechnungen müssen Sie 8 Jahre aufbewahren, und zwar mindestens den strukturierten Teil (die XML) unverändert im Original. Ein Ausdruck oder ein Bild der Rechnung reicht nicht.[1]

Sonderfälle im Handwerk

Für Bauleistungen lässt das BMF derzeit zu, dass im strukturierten Teil die Gewerke mit Summen stehen und die Aufschlüsselung (z. B. Leistungsverzeichnis) als lesbare Anlage beigefügt wird, auf die verwiesen wird. Bei größeren Aufträgen lassen Sie das von Ihrer Steuerberatung bestätigen. Bei Schlussrechnungen darf die Absetzung der Abschlagszahlungen in einem Anhang stehen – auch über 2027 hinaus.[1] Auch bei Barkäufen über 250 € (z. B. im Baumarkt) fällt nach Ende der Übergangsfrist eine E-Rechnung an.[1]

Was Sie jetzt tun sollten

Der Teil, der heute schon gilt, ist kein Software-Thema: Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Die ersten beiden Punkte schaffen Sie in etwa 30 Minuten.

  1. Empfang klären: Eine Adresse festlegen, an die Lieferanten E-Rechnungen schicken; einen Viewer bereithalten (kostenlos hier oder der ELSTER-E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung[2]).
  2. Ablage klären: XML-Dateien 8 Jahre unverändert speichern.
  3. Eigene Frist bestimmen: Fristen-Check machen (2 Minuten).
  4. Ausstellen vorbereiten: Prüfen, ob Ihr Rechnungsprogramm XRechnung/ZUGFeRD erzeugen kann – sonst rechtzeitig wechseln. Übersicht der Optionen (inkl. kostenloser).

Quellen

  1. Bundesministerium der Finanzen: „Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung zum 1. Januar 2025“, Stand März 2026 – bundesfinanzministerium.de (abgerufen 01.10.2026). Fragen 4, 7, 7b, 8, 10, 11, 12, 13.
  2. ELSTER E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung – e-rechnung.elster.de.
  3. handwerk.com: „Handwerk fordert späteren Starttermin für die E-Rechnung“, 29.06.2026 – handwerk.com.
  4. BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung (Überarbeitung: u. a. fehlerhafte E-Rechnungen, Validierung, Berichtigung) – bundesfinanzministerium.de.
  5. § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregelungen) – gesetze-im-internet.de; § 14 UStG (Definition, Ausnahme für steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29) – gesetze-im-internet.de (abgerufen 04.10.2026).
  6. ZDH kompakt: „Verschiebung der E-Rechnungspflicht auf den 1. Januar 2028“, August 2026 – zdh.de.
  7. Deutscher Bundestag, Drucksache 21/7311, Schriftliche Frage Nr. 9, Antwort vom 21.07.2026 – dserver.bundestag.de.